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Sábado, 20 de Setembro de 2014

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Autor: Ernani Desbesel

A criação de normas de procedimentos nas rotinas de cobrança das empresas de factoring

A área da cobrança, principalmente numa empresa de factoring, é de extrema importância, sendo ela responsável pela geração primária de fluxo de caixa e pela administração dos recebíveis da empresa, não podendo, por isso, prescindir de uma rotina pré-estabelecida para alcançar seus objetivos.

A orientação e a disciplina, ao proceder na cobrança dos recebíveis adquiridos, conjuntamente com a padronização das rotinas de trabalho nesta área, estabelecendo mecanismos de atuação, controle e informação formam o caminho mais curto para o recebimento dos títulos adquiridos

A criação de um “Manual de Normas e Políticas de Cobrança”, e a obediência a ele, é um passo importante para a factoring. A criação de indicadores de desempenho, para os colaboradores envolvidos, deve ser implementada por uma factoring que busca a excelência.

"...onde não há um plano, onde a disposição de tempo fica simplesmente entregue ao acaso dos acontecimentos, logo reinará o caos." Victor Hugo

Uma factoring que se preocupa com seus resultados, deve exigir que o colaborador atuante na cobrança possua algumas características, como abaixo:

• ser ético;
• ser educado;
• ser amigável;
• ser organizado;
• ser um bom negociador;
• ser rápido e objetivo na tomada de decisões;
• ser um solucionador de problemas;
• agir por prioridades e no menor tempo possível;
• conhecer a legislação pertinente à cobrança;
• respeitar a legislação vigente minimizando riscos de litígio;
• saber motivar o devedor para que pague a dívida;
• saber mostrar para o devedor as vantagens de pagar o débito;
• saber utilizar as ferramentas de cobrança a seu dispor;
• saber que, na maioria das vezes, o devedor é cliente de nosso cliente, devendo o cobrador tomar o devido cuidado para que a cobrança não seja motivo para a perda desse, e
• saber que a agressividade e a impertinência excessiva é prejudicial à concretização da cobrança.

É essencial que o profissional da cobrança trabalhe com prioridades, de modo a atender primeiramente os títulos de maior valor e de maior risco cedente, utilizando adequadamente as ferramentas que dispõe e que deverão ser elencadas no manual.

É premissa básica que as despesas de cobrança devem ser proporcionais ao valor do título e ao caso específico que se está tratando, devendo o colaborador ter em mente que deverá utilizar-se das ferramentas de cobrança adequadas a cada caso. Em outras palavras, bom senso na hora de decidir é imprescindível.

A graduação do tempo de inadimplência deve ser utilizada para efetuar a cobrança de forma “leve”, “moderada” ou “dura”. Saber a hora certa de utilizar cada uma destas formas não pode ser resultado de uma opção do momento. O bom planejamento leva em conta as experiências anteriores, os índices de recuperação, a proximidade com prazos de prescrição dos títulos, dentre outros.

Os profissionais da cobrança trabalham com informação e, portanto, deverão estar sempre munidos de dados e índices de inadimplência, de prorrogações e de recuperação de ativos para que possam mensurar o sucesso alcançado, objetivando uma melhoria contínua, devendo este setor compartilhar as informações que possui com a área administrativa, a comercial e a de crédito.

A criação de um fluxograma de procedimentos, a serem executados após o vencimento dos títulos que não forem liquidados, é uma boa forma de adequar a rotina de cobrança com a etapa a ser desenvolvida.

 Por exemplo:

ETAPA 1         ETAPA 2                ETAPA  3               ETAPA 4               ETAPA 5
>____________>_________________>_________________>________________>______________
VENCTO         5º DIA ÚTIL           30.º DIA                60º DIA                180.º DIA                  

Etapa 1 - É o conjunto de atos que estão compreendidos entre o 1º e o 4º dia útil após o vencimento da duplicata, ou devolução definitiva do cheque, que incluem os seguintes atos:

• telefonema para o devedor principal para solicitar o pagamento e confirmar recebimento do boleto, aproveitando para certificar da regularidade do título e data agendada para pagamento;
• comunicação à faturizada do inadimplemento do título;
• encaminhamento da duplicata ao protesto após a (re)conferência dos documentos a ela referentes;
• encaminhamento do cheque sustado para protesto, quando for o caso.

Etapa 2 - É o conjunto de atos que estão compreendidos entre o 5º e o 29º dia útil após o vencimento da duplicata, ou devolução definitiva do cheque, que inluem os seguintes atos:

• solicitação formal à faturizada de recompra do título já protestado, ou sem protesto no caso de títulos viciados;
• continuidade da cobrança extrajudicial, através das ferramentas extrajudiciais disponíveis, tanto do devedor principal, quanto da faturizada, avalistas e responsáveis solidários, sempre obedecendo as prioridades;
• utilização de ferramentas “leves” para a cobrança.

E assim por diante, em cada etapa. Cada Factoring possui suas características próprias e suas prioridades, porém, a não normatização de procedimentos é causa certa de incômodos e ineficiência na cobrança.

O trabalho sempre deve basear-se em prioridades: valores dos títulos e risco do cedente devem ser a base desta definição.

Devem ser atribuições indispensáveis do setor de cobrança:

• elaborar indicadores de liquidez, prorrogações e recuperação de ativos de forma semanal, repassando cópia deste relatório à administração, ao setor de crédito e ao setor comercial;
• relatar à administração a relação de causa-efeito de dificuldades obtidas durante o processo de cobrança, visando corrigir problemas futuros e
• manter contato permanente com as faturizadas para, em conjunto com estas, resolverem as pendências existentes.

A criação e a manutenção sempre à mão de uma planilha com os diversos prazos a serem observados, para os diferentes titulos de crédito adquiridos, é uma medida interessante, tal atitude poderá evitar a perda de prazos importantíssimos para garantir a celeridade e a efetiva recuperação dos créditos adquiridos.

Porém, é imprescindível a aderência e o atendimento total e permanente das normas estabelecidas por parte dos colaboradores, bem como a análise e o controle dos indicadores de desempenho deste setor, pela administração. A soma destes atos ajudarão em muito para que sejam alcançados os objetivos da factoring com relação a recuperação dos créditos inadimplidos.

Não devemos pensar que o planejamento e a criação de normas de procedimentos, possa ser uma perda de tempo. Mesmo as factorings pequenas podem se beneficiar de um manual de cobrança, mesmo que sucinto. O saber “quando” e “como” executar determinadas ações, auxilia muito a recuperação de créditos. E, quem não quer um índice baixo de inadimplência?


Se quiser comentar este artigo: desbesel@terra.com.br

Ernani Desbesel

MBA em Gestão Estratégica de Factoring
Advogado Especialista na Prevenção e Gestão de Riscos nas Empresas de Fomento Mercantil, Securitização e FIDC
Ministra os Cursos:
- Prevenção e Redução do Risco Jurídico nas Empresas de Fomento Mercantil e Securitização (SPE e FIDC)
- Gestão da Cobrança nas Empresas de Fomento Mercantil e Securitização (SPE e FIDC)
- O COAF e as Empresas de Fomento Mercantil e Securitização (SPE)
- Gestão Preventiva e Integrada de Riscos para Empresas de Fomento Mercantil e Securitização (SPE e FIDC)
- Gestão Estratégica de Empresas de Fomento Mercantil e Securitização (SPE e FIDC)
Ex-empresário do setor de Fomento Mercantil
Consultor de Empresas de Fomento Mercantil, Securitização(SPE e FIDC)
Auditor Certificado da ISO 31000:2009 - Gestão de Riscos (QSP) 
Professor na Academia de Crédito Serasa Experian

desbesel@terra.com.br



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